E-Mutabakat Nedir? Cari Hesap Mutabakat Süreçleri Nasıl Dijitalleştirilir?
İşletmelerin finans ve muhasebe süreçlerinde düzenli olarak gerçekleştirdiği işlemlerden biri de cari hesap mutabakatıdır. Müşteri ve tedarikçilerle gerçekleştirilen ticari işlemler sonucunda oluşan borç, alacak ve bakiye bilgilerinin karşılıklı olarak kontrol edilmesi; finansal kayıtların doğruluğu ve süreçlerin sağlıklı yürütülmesi açısından önem taşır.
Ancak özellikle çok sayıda müşteri ve tedarikçiyle çalışan işletmelerde mutabakat süreçlerinin Excel dosyaları, manuel kontroller ve e-posta trafiği üzerinden yürütülmesi ciddi bir operasyonel yük oluşturabilir.
Tam bu noktada e-mutabakat çözümleri, geleneksel mutabakat süreçlerinin dijital ortamda daha hızlı, izlenebilir ve kontrollü şekilde yürütülmesine yardımcı olur.
Bu alanda geliştirilen Mutabıkız, cari hesap mutabakat süreçlerinin dijital ortamda yönetilmesini sağlayan bir finansal teknoloji platformudur.
[Mutabıkız'ı incelemek için mutabikiz.com adresini ziyaret edebilirsiniz.]
Cari Hesap Mutabakatı Nedir?
Cari hesap mutabakatı, iki işletmenin birbirleriyle gerçekleştirdiği ticari işlemler sonucunda oluşan borç ve alacak kayıtlarının karşılaştırılması ve bakiye bilgilerinin doğrulanması sürecidir.
Örneğin bir işletmenin müşterisinden 250.000 TL alacağı görünürken müşterinin kendi kayıtlarında farklı bir bakiye bulunuyorsa, iki tarafın kayıtlarının karşılaştırılması gerekir.
Bu karşılaştırma sırasında;
Fatura kayıtları
Tahsilatlar
Borç ve alacak hareketleri
İşlem tarihleri
Vadeler
Dönem sonu bakiyeleri
gibi bilgiler kontrol edilebilir.
Amaç, iki tarafın finansal kayıtları arasındaki farklılıkları tespit etmek ve ilgili döneme ait bakiyenin doğrulanmasını sağlamaktır.
Geleneksel Mutabakat Süreçlerinde Hangi Sorunlar Yaşanıyor?
Mutabakat işlemlerinin manuel olarak yürütülmesi, işletmelerin finans ve muhasebe ekipleri için önemli bir iş yükü oluşturabilir.
Özellikle yüzlerce veya binlerce cari hesabın bulunduğu işletmelerde aşağıdaki sorunlarla karşılaşılabilir:
Excel Dosyalarıyla Yoğun Çalışma
Cari hesap bilgilerinin ERP sisteminden alınması, Excel dosyalarının hazırlanması ve mutabakat mektuplarının tek tek oluşturulması zaman alabilir.
E-Posta Takibinin Zorlaşması
Gönderilen mutabakat mektubunun karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı, okunup okunmadığı veya yanıtlanıp yanıtlanmadığı manuel olarak takip edilmek zorunda kalabilir.
Farkların Tespit Edilmesi
Karşı tarafın bakiyesi ile işletmenin kayıtları arasında fark olduğunda hangi faturanın veya işlemin farklı olduğunu bulmak için uzun süren e-posta ve telefon trafiği gerekebilir.
Yanıt Vermeyen Carilerin Takibi
Mutabakata henüz cevap vermeyen müşterilerin belirlenmesi ve tekrar hatırlatma yapılması da finans ekiplerinin zamanını alan operasyonlardan biridir.
Tahsilat Sürecinin Ayrı Yürütülmesi
Mutabakat tamamlandıktan sonra vadeli alacakların ayrıca takip edilmesi ve tahsilat için farklı süreçlerin yürütülmesi, finans operasyonunun dağılmasına neden olabilir.
Mutabıkız'ın amacı, bu süreçleri tek bir dijital yapı içerisinde daha kontrollü şekilde yönetmeye yardımcı olmaktır.
Mutabıkız Nedir?
Mutabıkız, işletmelerin cari hesap mutabakat süreçlerini dijital ortamda yönetebilmesini sağlayan bir finansal e-mutabakat ve tahsilat yönetim platformudur.
Platform; muhasebe verilerinin sisteme aktarılması, mutabakat mektuplarının hazırlanması, toplu gönderim, yanıtların takip edilmesi, ekstre karşılaştırmaları, raporlama ve online tahsilat gibi süreçleri tek bir yapı içerisinde bir araya getirir.
Mutabıkız'ın temel yaklaşımı, manuel olarak yürütülen mutabakat operasyonunu dijitalleştirerek finans ekiplerinin süreç üzerindeki görünürlüğünü artırmaktır.
Sunum dokümanında platform; kurumların muhasebe verilerini dijitalleştiren, mutabakat süreçlerini otomatikleştiren, ekstre uyuşmazlıklarının çözümünü destekleyen ve online tahsilat imkânı sunan bir SaaS çözümü olarak tanımlanmaktadır.
Mutabıkız ile E-Mutabakat Süreci Nasıl İşler?
Mutabıkız ile süreç temel olarak birkaç aşamada yönetilebilir.
1. Finansal Veriler Sisteme Aktarılır
Kurumun mevcut veri kaynaklarından mutabakat için gerekli bilgiler sisteme aktarılır.
Mutabıkız; Gateway, REST API, doğrudan veritabanı bağlantısı ve Excel içe aktarımı gibi farklı veri bağlantı yöntemlerini destekler.
Bu yapı sayesinde işletmenin mevcut sistemini değiştirmeden mutabakat sürecinin dijitalleştirilmesi hedeflenir.
2. Mutabakat Mektupları Hazırlanır
Sistemde ERP'den gelen verilere göre mutabakat mektupları oluşturulur.
Kuruma özel sütun yapıları kullanılabilir ve mutabakat gönderimleri dönem bazında yönetilebilir. Ayrıca farklı para birimlerindeki bakiyeler aynı cari altında hiyerarşik şekilde görüntülenebilir.
3. Toplu Gönderim Gerçekleştirilir
Yüzlerce cari için hazırlanan mutabakat mektupları toplu olarak gönderilebilir.
Gönderim öncesinde cari sayısı, şablon ve veri alanları kontrol edilebilir. Sistem ayrıca gönderim sırasında oluşabilecek hataları ayrı şekilde raporlayarak diğer gönderimlerin devam etmesini sağlar.
4. Karşı Taraf Link Üzerinden Yanıt Verir
Mutabıkız'ın önemli özelliklerinden biri, karşı tarafın sisteme ayrıca kullanıcı adı ve şifreyle giriş yapmak zorunda kalmadan e-postadaki güvenli bağlantı üzerinden mutabakata yanıt verebilmesidir.
Bakiye doğruysa “Mutabıkız”, farklıysa “Mutabık Değiliz” seçeneği kullanılabilir. İtiraz durumunda açıklama alınabilir. Sistem mobil cihazlarla da uyumlu olacak şekilde tasarlanmıştır.
Bu yapı, karşı tarafın sürece katılımını mümkün olduğunca kolaylaştırmayı amaçlar.
Ekstre Farkları Nasıl Yönetilir?
Mutabakat sırasında tarafların kayıtları arasında fark ortaya çıkması oldukça önemli bir konudur.
Mutabıkız'ın ekstre portalında karşı taraf kendi Excel ekstresini sisteme yükleyebilir. Sistem iki ekstreyi karşılaştırarak farklılıkların incelenmesine yardımcı olur.
Portal üzerinden gerçekleştirilen işlemler, yüklenen ekstreler ve açıklamalar kayıt altına alınabilir. Ayrıca karşı tarafın Excel yüklemesinin yanında portal içerisindeki dinamik tablo üzerinden verilerini düzenlemesine de imkân sağlanır.
Bu yapı sayesinde mutabakat farklarının yalnızca “mutabık değiliz” şeklinde kalması yerine, farkın kaynağının incelenebileceği daha sistematik bir süreç oluşturulabilir.
E-Posta Takibi ile Mutabakat Süreci Daha Görünür Hale Geliyor
Mutabakat mektubunun gönderilmesi sürecin yalnızca ilk adımıdır.
Asıl önemli konulardan biri, gönderilen mektubun akıbetinin takip edilebilmesidir.
Mutabıkız dashboard'unda;
Gönderilen mektuplar
Teslim edilenler
Bekleyenler
E-postanın açılma durumu
Portal bağlantısına tıklanma durumu
Mutabakat yanıtları
gibi bilgiler takip edilebilir.
Platformun yönetici paneli; tarih, dönem ve varsa bölge/şube gibi kriterlerle filtreleme yapılmasına ve mutabakat süreçlerinin adet ve finansal tutar bazında analiz edilmesine olanak sağlar.
Böylece finans ekipleri “Hangi müşteriye gönderdik?”, “Kim yanıt verdi?”, “Kim bekliyor?” gibi soruların yanıtını tek ekrandan takip edebilir.
Otomatik Hatırlatma ile Yanıt Bekleyenler Takip Edilebilir
Manuel mutabakat süreçlerinde yanıt vermeyen firmaların tekrar tekrar takip edilmesi operasyonel yük oluşturabilir.
Mutabıkız'da hatırlatma başlangıç tarihi ve sıklığı tanımlanabilir. Yanıtlanmayan mutabakatlar için otomatik hatırlatma süreçleri çalıştırılabilir.
Ayrıca hangi cari için kaç kez hatırlatma gönderildiği, son gönderim zamanı ve cevap durumu raporlanabilir.
Bu sayede finans ekiplerinin manuel takip ihtiyacının azaltılması hedeflenir.
Mutabıkız ile Online Tahsilat
Mutabakat sürecinin yanında tahsilat yönetimi de Mutabıkız'ın sunduğu özelliklerden biridir.
Platformda vadeli borçlar takip edilebilir ve ilgili cari veya fatura için 3D Secure ödeme bağlantısı oluşturulabilir.
Tahsilat altyapısı İyzico entegrasyonu üzerinden çalışır. Kurumun kendi İyzico hesabı bağlanır ve tahsil edilen tutar doğrudan kurum hesabına aktarılır. Sunum dokümanında Mutabıkız'ın tahsilattan komisyon almadığı belirtilmektedir.
Bu yapı, mutabakat ile tahsilat süreçlerinin aynı dijital operasyon içerisinde ele alınmasını sağlar.
ERP ve Farklı Veri Kaynaklarıyla Entegrasyon
Her işletmenin kullandığı ERP veya veri altyapısı aynı değildir.
Bu nedenle e-mutabakat çözümünün mevcut sistemlerle uyumlu çalışabilmesi önemlidir.
Mutabıkız'ın sunduğu entegrasyon seçenekleri arasında;
Gateway
REST API
SQL Server
MySQL
PostgreSQL
Firebird
Excel içe aktarımı
bulunmaktadır.
Mutabıkız web sitesinde de platformun ERP, CRM ve farklı veri kaynaklarıyla entegre çalışabildiği; API, Gateway, veritabanı ve Excel gibi farklı yöntemlerle veri aktarımının yapılabildiği belirtilmektedir.
Bu yaklaşım, mevcut finans ve muhasebe altyapısının tamamen değiştirilmesine gerek kalmadan e-mutabakat sürecinin sisteme dahil edilmesine yardımcı olabilir.
Güvenlik ve Veri Yönetimi
Finansal veriler söz konusu olduğunda güvenlik, e-mutabakat çözümlerinin en önemli konularından biridir.
Mutabıkız sunumunda sistemin ham ERP verilerini kalıcı olarak saklamadığı; verilerin sorgu sırasında çekilerek işlendiği ve sistemde ağırlıklı olarak işlem kayıtları ile meta verilerin tutulduğu belirtilmektedir.
Ayrıca onaylı veritabanı tablolarına yalnızca “read-only” erişim uygulanmakta ve ERP verilerine sistem tarafından yazma işlemi yapılmadığı ifade edilmektedir.
Platformda JWT ve OAuth tabanlı kimlik doğrulama desteği ile kurumsal SSO entegrasyonu da sunulmaktadır.
Raporlama ve Denetim Süreci
Dijital mutabakatın önemli avantajlarından biri, işlemlerin kayıt altına alınabilmesidir.
Mutabıkız'da;
Mutabakat mektupları
Yanıtlar
Teslim bilgileri
Tıklama bilgileri
İtiraz kayıtları
Gönderim tarihleri
Hatırlatma kayıtları
gibi süreç bilgileri raporlanabilir.
Platformun raporlama yapısı, mutabakat süreçlerinin geçmişe dönük olarak incelenmesini ve Excel/PDF çıktılarının alınmasını destekler.
Ayrıca dönem yönetimi ve dijital arşivleme sayesinde geçmiş mutabakat kayıtlarına erişim sağlanabilir.
Mutabakat Süreçlerinde Dijitalleşmenin Sağladığı Avantajlar
E-mutabakat sistemine geçişin temel amacı yalnızca e-posta göndermek değildir.
Asıl değer; mutabakat sürecinin baştan sona izlenebilir, raporlanabilir ve daha az manuel işlem gerektiren bir yapıya dönüştürülmesidir.
Mutabıkız'ın sunduğu yapı ile işletmeler;
Zaman tasarrufu sağlayabilir.
Toplu gönderim ve otomatik süreçler sayesinde yüzlerce cari için manuel işlem ihtiyacı azaltılabilir.
Yanıt süreçlerini daha kolay takip edebilir.
Gönderim, teslim, açılma, tıklanma ve yanıt durumları tek panelden izlenebilir.
Ekstre farklılıklarını daha sistematik inceleyebilir.
Karşı tarafın ekstresini sisteme yükleyebilmesi ve karşılaştırma yapılabilmesi farkların incelenmesini kolaylaştırabilir.
Tahsilat süreçlerini destekleyebilir.
Vadeli alacaklar için ödeme bağlantıları oluşturularak mutabakat ve tahsilat süreçleri aynı platform üzerinden yönetilebilir.
Denetim için kayıtlı bir yapı oluşturabilir.
Mutabakat mektupları, yanıtlar ve işlem kayıtları geçmişe dönük olarak incelenebilir.
Mutabıkız Kimler İçin Uygun?
Mutabıkız özellikle yüksek sayıda müşteri veya tedarikçiyle çalışan ve düzenli cari hesap mutabakatı gerçekleştiren işletmeler için değerlendirilebilir.
Örneğin;
Üretim şirketleri
Toptan satış yapan işletmeler
Dağıtım şirketleri
Perakende şirketleri
Grup şirketleri
Çok şubeli işletmeler
Yüksek cari hesap hacmine sahip kurumlar
Finans ve muhasebe ekipleri
e-mutabakat süreçlerini dijitalleştirmek için bu tür çözümlerden yararlanabilir.
Özellikle çok sayıda cari hesabın bulunduğu işletmelerde manuel takip yerine merkezi bir mutabakat paneli kullanılması operasyonların daha kontrollü yürütülmesine yardımcı olabilir.
Mutabıkız ile Geleneksel Mutabakat Arasındaki Fark
Geleneksel yöntemde finans ekibi; ERP'den veri çıkarma, Excel hazırlama, mektup oluşturma, e-posta gönderme, yanıt bekleme, telefonla takip etme ve farkları manuel inceleme gibi birçok işlemi ayrı ayrı gerçekleştirebilir.
Dijital yapıda ise bu süreçlerin önemli bir bölümü tek platform altında birleştirilebilir.
Mutabıkız sunumunda geleneksel yapı ile platform arasındaki temel farklar; toplu gönderim, e-posta etkileşim takibi, akıllı ekstre eşleştirme ve entegre online tahsilat başlıkları üzerinden ortaya konulmaktadır.
Cari Hesap Mutabakatında Dijital Dönem
Finans ve muhasebe süreçlerinde dijitalleşme yalnızca yeni bir yazılım kullanmak anlamına gelmiyor. Asıl amaç, manuel iş yükünü azaltırken süreçlerin kontrolünü, görünürlüğünü ve izlenebilirliğini artırmak.
E-mutabakat yazılımları, özellikle yüksek sayıda cari hesapla çalışan işletmeler için bu dönüşümün önemli parçalarından biri haline geliyor.
Mutabıkız; veri entegrasyonundan mutabakat mektubu gönderimine, karşı taraf yanıtlarının takip edilmesinden ekstre fark analizine, raporlamadan online tahsilata kadar uzanan yapısıyla cari hesap mutabakat sürecini tek platformda yönetmeyi hedefliyor.
Mutabakat süreçlerinizi dijitalleştirmek ve Mutabıkız'ın sunduğu özellikleri detaylı olarak incelemek için:
Mutabıkız hakkında daha fazla bilgi almak, özellikleri incelemek ve platformun işletmenize nasıl uyarlanabileceğini görmek için mutabikiz.com adresini ziyaret edebilirsiniz.
Yorumlar